Olağan ve Olağanüstü Toplantılar Arasındaki Kritik Fark

Site ve apartman yönetimlerinde en sık karşılaşılan krizlerden biri, toplantı çağrılarının usulüne uygun yapılmaması ve toplantı esnasında aniden ortaya çıkan "sürpriz" gündem maddeleridir. Komşuluk ilişkilerinin yerini profesyonel ve hukuki bir zemine bıraktığı günümüzde, bir genel kurul çağrısının nasıl yapıldığı, o toplantıda alınacak kararların kaderini doğrudan belirler. "Ben toplantıya geldim ama bu konu çağrıda yazmıyordu" diyerek itiraz eden bir malikin haklı olup olmadığı, toplantının olağan mı yoksa olağanüstü mü olduğuna göre tamamen değişir. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK), bu iki toplantı türü arasına çok net ve keskin bir çizgi çekmiştir. Gündem yazmayan bir çağrı kağıdıyla yapılan toplantı geçerli midir? Toplantı esnasında yeni bir gündem maddesi önerilip karara bağlanabilir mi? Sahadan gelen tecrübeler ve Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımı ışığında bu soruların cevaplarını netleştirmek, ileride aleyhinize açılabilecek iptal davalarının (geçersizliğin tespiti talebi) önüne geçmek için hayati önem taşır.

Olağan Toplantı Çağrısında Gündem Belirtmek Şart mıdır?

Kanun koyucu, apartman ve sitelerin rutin işleyişini sağlayan olağan genel kurul toplantıları için esnek bir yaklaşım benimsemiştir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesinin birinci fıkrası, olağan toplantılar için özel bir çağrı şekli veya "gündem yazma" zorunluluğu öngörmemiştir. Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımına göre, yönetim planında (ana taşınmazın anayasası niteliğindeki sözleşme) aksine ve daha sıkı bir kural bulunmadıkça, olağan toplantı çağrıları bina girişindeki panoya asılarak, SMS veya WhatsApp grupları üzerinden yapılarak dahi geçerli kabul edilebilir. Kanun bunu zorunlu kılmamakla birlikte, iyi bir yönetim pratiği ve şeffaflık ilkesi gereği çağrıda gündemin belirtilmesi her zaman tavsiye edilir. Ancak hukuki olarak, olağan bir toplantı çağrısında gündem maddelerinin tek tek sayılmamış olması, o toplantıyı tek başına usulsüz kılmaz.

Olağanüstü Toplantı Çağrısında Gündem Neden Hayatidir?

Tablo, olağanüstü toplantılara gelindiğinde tamamen değişir. Rutin dışı, acil veya önemli bir sebebin ortaya çıkmasıyla yapılan olağanüstü genel kurullar, kanun koyucu tarafından çok daha sıkı şekil şartlarına bağlanmıştır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesinin ikinci fıkrası, toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya iadeli taahhütlü mektupla davet yapılmasını emreder. Daha da önemlisi, bu fıkrada yer alan "toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla" ibaresi, gündem zorunluluğunun yasal dayanağıdır. Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımına göre, olağanüstü toplantı çağrılarında toplantının neden yapıldığının, yani gündemin açıkça ve detaylıca yazılması emredici bir kuraldır. Gündemi belirtilmeyen veya sadece panoya asılmak suretiyle yapılan bir olağanüstü toplantı çağrısı, hukuken sakattır ve o toplantıda alınan kararların iptaline (geçersiz sayılmasına) zemin hazırlar.

Toplantı Esnasında Yeni Gündem Önerilip Karara Bağlanabilir mi?

Bu soru, sahadaki en büyük tartışmaların ve mahkeme koridorlarına taşınan uyuşmazlıkların merkezinde yer alır. İki toplantı türü arasındaki en kritik fark burada ortaya çıkar. Olağan toplantılarda, toplantı yeter sayısı ve karar yeter sayısı sağlandığı takdirde, toplantıya katılan malikler çağrıda hiç yer almayan yepyeni bir konuyu gündeme alıp tartışabilir ve karara bağlayabilirler. Bu esneklik, olağan toplantının doğasına uygun kabul edilir. Ancak olağanüstü toplantılarda "gündeme bağlılık ilkesi" (belirlenen konuların dışına çıkamama kuralı) mutlak bir şekilde geçerlidir. Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımına göre, olağanüstü toplantılarda önceden belirlenen ve çağrı kağıdında yazan gündemin dışına kesinlikle çıkılamaz. Toplantıya gelen malikler oy birliğiyle dahi yeni bir madde ekleyemezler. Örneğin, "çatı onarımı" gündemiyle toplanan bir olağanüstü kurulda, aniden "yönetici değişikliği" kararı alınması hukuken geçersizdir ve iptale mahkumdur.

Gündem Dışı Karar Alınmasının Pratik Sonuçları Nelerdir?

Olağanüstü bir toplantıda çağrıda yer almayan bir konunun görüşülüp karara bağlanması, o kararın iptali için tek başına ve bağımsız bir sebep oluşturur. Bu durumda, karara muhalif kalan veya toplantıya hiç katılmayan malikler, karar tarihinden itibaren 30 gün içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilirler. Ancak burada çok ince bir hukuki nüans (ayrıntı) vardır: Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımına göre, usulsüz bir çağrıya rağmen toplantıya bizzat katılan ve alınan kararlara itirazi kayıt (muhalefet şerhi) koymadan imza atan bir malik, sonradan "çağrı usulsüzdü" veya "gündem dışına çıkıldı" diyerek iptal davası açamaz. Hukuk, kendi rızasıyla usulsüzlüğe ortak olanın sonradan şikayet etmesini dürüstlük kuralıyla bağdaştırmaz. Bu nedenle, toplantıda gündem dışı bir karar alınmaya çalışıldığında, buna itiraz eden malikin tutanağa mutlaka "gündem dışı karar alınamaz, muhalifim" şeklinde şerh düşmesi şarttır.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Soru: Olağanüstü toplantı çağrı kağıdını imzalamaktan kaçınan (imtina eden) bir komşumuz var. Bu durum toplantıyı iptal ettirmesine yeter mi?

Cevap: Yargıtay'ın yerleşik yaklaşımına göre, çağrı kağıdını kasıtlı olarak imzalamaktan kaçınan bir kat maliki iyiniyetli kabul edilmez. Yönetim, bu kişinin imzadan imtina ettiğini iki şahitle tutanak altına alırsa, çağrı usulüne uygun yapılmış sayılır ve o malik bu gerekçeyle iptal davası kazanamaz.

Soru: İlk toplantıda yeter sayı sağlanamadı. İkinci toplantı için yapılacak çağrıda gündemi değiştirebilir veya yeni madde ekleyebilir miyiz?

Cevap: Kesinlikle hayır. İkinci toplantı, ilk toplantının devamı niteliğindedir ve sadece ilk toplantıda görüşülemeyen aynı gündem maddeleri için yapılır. İkinci toplantıda gündemi değiştirmek veya genişletmek hukuka aykırıdır ve alınan kararları iptal riskiyle karşı karşıya bırakır.

Soru: Yönetim planımızda "olağan toplantı çağrılarında da gündem yazılması zorunludur" şeklinde bir madde var. Buna uymazsak ne olur?

Cevap: Yönetim planı, o binanın veya sitenin anayasasıdır ve kanunun emredici hükümlerine aykırı olmamak şartıyla kat maliklerini bağlar. Kanun olağan toplantıda gündemi zorunlu kılmasa da, yönetim planınız bunu şart koşuyorsa uymak zorundasınız. Aksi takdirde, yönetim planına aykırılık gerekçesiyle kararlar iptal edilebilir.