Dava Şartı Olarak Arabuluculukta Arabulucunun Görevlendirilmesi

Arabulucu, adli yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu başkanlıklarına bildirilen listeden adliye arabuluculuk bürosu tarafından puanlama yöntemiyle belirlenir. Ancak tarafların listede yer alan herhangi bir arabulucu üzerinde başvuru sırasında anlaşmaları hâlinde taraflar veya tarafların imzasını taşıyan bir tutanakla beraber üzerinde anlaşılan arabulucu, durumu adliye arabuluculuk bürosuna bildirdiğinde bu arabulucu görevlendirilir. Dava şartı olan arabuluculuk ile ilgili uyuşmazlıklarda liste dışında bir ara- bulucu görevlendirilemez (HUAK m. 18A/5; HUAK Yönetmeliği 24/1).

Arabulucunun taraflarla birlikte imza altına aldığı ve arabuluculuk sürecinin başladığını gösteren ilk oturum tutanağı, aynı zamanda sürecin belirlenen arabulucunun arabuluculuğunda yürütülmesi konusunda tarafların irade açıklamasını içerdiği için, ayrıca bir arabulucu belirleme tutanağı hazırlanmasına gerek yoktur, ilk oturum tutanağı arabulucu belirleme tutanağı yerine geçecektir.

Arabulucu kural olarak, büro tarafından ve komisyon başkanlıklarına bildirilen listeden belirlenecektir. Ancak taraflar, listede yer alan herhangi bir arabulucu üzerinde anlaşmışlarsa bu arabulucu görevlendirilecektir. Uyuşmazlığın, her iki tarafın birlikte belirlediği arabulucu huzurunda müza- kere edilmesinin anlaşma ihtimalini artırması beklenmektedir. Tarafların büroya başvurmadan önce görüşüp listede yer alan herhangi bir arabulucu üzerinde anlaşmaya çalışmalarına ilişkin bir zorunluluk getirilmemektedir. Bu kapsamda örneğin taraflardan biri, diğer tarafla iletişim kurmadan doğru- dan büroya müracaat ederek listeden bir arabulucu görevlendirilmesini sağlayabilecektir. Buna karşılık taraflar listede yer alan bir arabulucu üzerinde anlaşmış iseler iradelerine üstünlük tanınacak ve o kişi büro tarafından gö- revlendirilecektir.

Başvuran taraf, kendisine ve elinde bulunması hâlinde karşı tarafa ait her türlü iletişim bilgisini arabuluculuk bürosuna verir. Büro, tarafların resmî kayıtlarda yer alan iletişim bilgilerini araştırmaya da yetkilidir. İlgili kurum ve kuruluşlar, uyuşmazlık konusuyla sınırlı olmak üzere, büro tarafından talep edilen bilgi ve belgeleri vermekle yükümlüdür (HUAK m. 18A/6; HUAK Yönetmeliği 24/2). Özellikle başvuran tarafın, diğer tarafa ait iletişim bilgilerini tam olarak bilemeyecek olması ihtimaline binaen büroya, tarafların resmi kayıtlarda yer alan iletişim bilgilerini araştırma yetkisi verilmektedir. Başvuran tarafın kendisine ve elinde bulunması hâlinde karşı tarafa ait iletişim bilgilerini tam ve doğru olarak vermesi gerekir. Aksi yönde davranış, resmi belgenin düzenlenmesinde yalan beyan suçunu oluşturacaktır (TCK m. 206).

Taraflara ait iletişim bilgileri, görevlendirilen arabulucuya büro tarafından verilir. Arabulucu bu iletişim bilgilerini esas alır, ihtiyaç duyduğunda kendiliğinden araştırma da yapabilir. Elindeki bilgiler itibarıyla her türlü iletişim vasıtasını kullanarak görevlendirme konusunda tarafları bilgilendirir ve varsa avukatlarını birlikte ilk toplantıya davet eder. Bilgilendirme ve davete ilişkin işlemlerini belgeye bağlar. Arabulucu taraflara ulaşamaması hâlinde, ulaşmak için hangi yolları denediğini ve hangi sebeplerle ulaşamadığını son tutanakta belirtir (HUAK m. 18A/7; HUAK Yönetmeliği 24/3).

Taraflara ait asgari iletişim bilgilerini araştırma yükümlülüğü büroya verilmektedir. Kural olarak arabulucu, büro tarafından kendisine verilen iletişim bilgilerini esas alacaktır. Bu bilgiler itibarıyla taraflara ulaşmak ve tarafları toplantıya davet etmek arabulucunun sorumluluğundadır. Ancak arabulucu, kendisine verilen iletişim bilgileri dışında kendi imkânlarıyla ve özellikle interneti kullanarak tarafların iletişim bilgileri konusunda ek araştırmalar da yapabilir. Sonuçta arabulucu, büro tarafından verilen veya kendi- sinin tespit ettiği iletişim bilgilerini kullanarak tarafları görevlendirme konusunda bilgilendirecek ve ilk toplantıya davet edecektir. Yapılan bu bilgilendirme ve davete ilişkin işlemler arabulucu tarafından belgelendirilecektir. Kendisine ulaşılan tarafın geçerli bir mazeret göstermeksizin ilk toplantıya katılmaması sebebiyle arabuluculuk faaliyetinin sona ermesi durumunda bu taraf aleyhine bazı yaptırımlar düzenlenmiştir. Dolayısıyla bu aşamada arabulucunun taraflara ulaştığını, onları görevlendirme konusunda bilgilendirecek ilk toplantıya davet ettiğini belgeye bağlaması, bu konuda daha sonra çıkabilecek ispat sorunlarını ve ihtilafları çözme bakımından önemlidir.

Arabulucunun taraflara sadece davet mektubu göndermekle yetinmeyip, teknolojik olanaklardan da yararlanması; bu doğrultuda, telefon, kısa mesaj servisi, e-posta ve whatsapp gibi diğer iletişim araçlarını da kullanarak taraflara ulaşabilmek için çaba sarf etmesi, sürecin etkin ve verimli yürütülebilmesi bakımından önemlidir.

Arabulucu, tarafları ilk toplantıya davet ederken, arabuluculuk görüşmelerine, gerçek kişilerin kimlik belgesi, şirket yetkililerinin kimlik belgesi ve imza sirküleri, avukatların kimlik belgesi ve arabuluculuk görüşmelerine katılma konusunda özel yetki bulunan vekâletnamesi ile katılması gerektiği hususunda bilgilendirmelidir.

Arabuluculuk faaliyeti kamu hizmeti olmasının yanında, aynı zamanda serbest bir meslektir. Bu nedenle, arabulucunun arabuluculuk faaliyeti için uygun görüşme ve toplantı ortamını kendi olanakları ile tesis etmesi gerekmektedir. Adliye arabuluculuk büroları, arabuluculuk görüşmeleri ve toplantıları için kullanılamaz. Arabulucuların, adliye arabuluculuk bürosu personellerinden bu yönde talepte bulunmamaları ve büro işleyişine engel olmamaları gerekir.