Arabuluculuğun Sona Ermesi

Aşağıda belirtilen hâllerde arabuluculuk faaliyeti sona erer (HUAK m.17/1):

1. Tarafların anlaşmaya varması.
2. Taraflara danışıldıktan sonra arabuluculuk için daha fazla çaba sarf edilmesinin gereksiz olduğunun arabulucu tarafından tespit edilmesi.
3. Taraflardan birinin karşı tarafa veya arabulucuya, arabuluculuk faaliyetinden çekildiğini bildirmesi.
4. Tarafların anlaşarak arabuluculuk faaliyetini sona erdirmesi.
5. Uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişli olmadığının tespit edilmesi.

Arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşamadıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı bir tutanak ile belgelendirilir. Arabulucu tarafından düzenlenecek bu belge, arabulucu, taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanır. Belge taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanmazsa, sebebi belirtilmek suretiyle sadece arabulucu tarafından imzalanır (HUAK m. 17/2). Böylece, arabuluculuk faaliyetinin sona erip ermediği veya ne zaman sona erdiği konusunda bir tereddüt doğmayacaktır. Bu tutanağın asıl fonksiyonu, sürecin sona erdiğini belgelendirmesidir.

Arabuluculuk faaliyeti sonunda düzenlenen tutanağa, faaliyetin sonuçlanması dışında hangi hususların yazılacağına taraflar karar verir (HUAK m. 17/3, c. 1). Zira, taraflar, fazla bir ayrıntıya yer vermek istemeyebilirler, faaliyetin gizli kalmasını arzu edebilirler. Ancak taraflar, eğer isterlerse daha ayrıntılı ve içeriğini kendilerinin belirlediği bir tutanak düzenleyebilirler. Arabulucu, bu tutanak ve sonuçları konusunda taraflara gerekli açıklamaları yapar (HUAK m. 17/3, c. 2). Bu sayede, tutanağı nasıl düzenleyecekleri konusunda taraflar daha sağlıklı karar verebileceklerdir.

Özellikle daha sonra ortaya çıkacak tereddütlerin giderilmesi ve arabuluculuk faaliyetinin belgelendirilebilmesi için, arabulucuya belge saklama yükümlülüğü yüklenmiştir. Arabuluculuk faaliyetinin sona ermesi hâlinde, arabulucu, bu faaliyete ilişkin kendisine yapılan bildirimi, tevdi edilen ve elinde bulunan belgeleri, son tutanağı beş yıl süre ile saklamak zorundadır. Bu süre, faaliyet sonunda tutanağın düzenlendiği tarihten itibaren işlemeye başlayacaktır. Arabulucu, arabuluculuk faaliyeti sonunda düzenlediği son tutanağın bir örneğini arabuluculuk faaliyetinin sona ermesinden itibaren bir ay içinde Arabulucu Bilgi Sistemi üzerinden Genel Müdürlüğe gönderir (HUAK m. 17/4; HUAK Yönetmeliği m. 20/4).

Arabulucu, arabuluculuk sürecinde hukuki ve fiili sebeplerle görevini yapamayacak hâle gelirse, tarafların üzerinde anlaştığı yeni bir arabulucu ile süreç kaldığı yerden devam ettirilebilir. Önceki yapılan işlemler geçerliliğini korur (HUAK Yönetmeliği m. 20/5). Bu durumda arabuluculuk süreci hukuken ve fiilen sona erer. Bu durumda, yeni arabulucu ile yürütülecek arabuluculuk süreci yeni bir tutanakla belgelendirilerek başlatılmalıdır (HUAK m. 16).